ФСА-анализ

Одной из важнейших задач любого предприятия в условиях рыночной экономики является обеспечение конкурентоспособности на рынке. Для решения поставленной задачи требуется постоянно совершенствовать продукцию и услуги, предоставляемые предприятием, снижать их стоимость, повышать производительность и качество, создавать новые продукты и услуги. Одним из направлений решения этой основной задачи является создание эффективной системы управления предприятием, включающую систему менеджмента качества. Менеджмент качества рассматривается как инструмент для реализации стратегических целей организации «за счет внутренних резервов», т.е. как последовательная, систематическая деятельность по планированию, обеспечению, управлению и улучшению деловых процессов. Менеджмент качества нацелен, с одной стороны, на снижение затрат на продукцию и процессы, а с другой – на улучшение потребительских свойств.

Этой цели невозможно достигнуть без соответствующих инструментов. Одним из наиболее эффективных управленческих инструментов является функционально-стоимостной анализ (ФСА).

ФСА (Activity Based Costing) – метод комплексного системного исследования эффективности функций организации, ее ресурсов и объектов учета затрат. Под функциями организации понимаются процессы или процедуры, связанные с выполнением определенной работы и потребляющие ресурсы.

ФСА – эффективный метод снижения себестоимости промышленной продукции, основанный на изыскании максимально экономичных вариантов конструкции.

Поэтому в период своего зарождения ФСА рассматривался только как инструмент поиска излишних затрат в существующих изделиях. Необходимость метода была обусловлена представлением о том, что в себестоимости любого объекта кроме минимальных издержек, необходимых для выполнения заданных функций, имеются дополнительные издержки, вязанные с неоправданным усложнением принципиальных схем, нерациональным использованием функциональных элементов объекта. Нерациональность может быть связана с выбором материалов, излишним ужесточением допусков, необоснованно завышенными запасами прочности, надежности изделий, а также обусловлена недостатками в технологии и организации производства.

Толчком для создания ФСА как нового метода снижения издержек производства послужили условия военного времени, когда ощущалась нехватка многих материалов. Именно тогда в связи с дефицитом некоторых дорогостоящих цветных металлов, необходимых для изготовления ряда детален, конструкторский отдел американской компании «Дженерал электрик» разрешил временно изготовлять эти детали из других, менее дефицитных и более дешевых металлов. Когда же после окончания войны встал вопрос о возврате к прежним маркам металлов, вице-президент компании X.Л.Эрлихер решил проанализировать данные о работе изделий, в которых использовались вышеуказанные детали. Анализ показал, что почти все эти детали функционировали нормально, причем эксплуатационные и качественные характеристики изделий не ухудшились, а надежность в ряде случаев даже повысилась. По предложению X. Л. Эрлихера марки металлов не были заменены первоначальными, в результате чего компания получила значительную экономию.

Этот случай натолкнул X. Л. Эрлихера на идею создания специального метода снижения издержек производства способов осуществления тех или иных функций деталей. Эту идею поддержало высшее руководство, и в 1947 г. в компании «Дженерал электрик» была создана группа специалистов во главе с Л. Д. Майлсом, которая приступила к разработке нового метода и внедрению его в производство.

Применяя функциональный подход, эта группа проанализировала и модифицировала за 4 года конструкции 230 изделий, в результате чего издержки производства на их изготовление сократились в среднем на 25% без ухудшения качества.

В 1959 г. было создано Общество американских специалистов по ФСА, и Л. Д. Майлс был избран его первым президентом. Через два года была издана его книга, в которой излагались основные принципы ФСА и описывалась методика его применения. Эта книга и в настоящее время остается одним из основных пособий по использованию ФСА. Со временем метод, разработанный Л. Д. Майлсом, занял прочное место среди других методов и приемов научного управления.

Теория ФСА исходит из того, что издержки производства на изготовление любого изделия состоят из следующих компонентов:

1. Минимально необходимых издержек, обеспечивающих выполнение изделием своих функций.

2. Дополнительных издержек, связанных с несовершенством конструкции и спецификации.

3. Дополнительных издержек, обусловленных неэффективными методами изготовления.

4. Дополнительных издержек, вызываемых простоем оборудования или рабочих.

В настоящее время ФСА приобретает известность не только как метод поиска и ликвидации ненужных элементов и затрат, но и как инструмент, позволяющий оценивать возможности, резервы и недостатки процессов, измерять эффективность и результативность существующего делового процесса, определять стоимость выходных продуктов и услуг, выявлять возможности для повышения их качества и эффективности. 

Многие руководители предприятий понимают, что традиционные методы приведения косвенных издержек к выходным результатам процесса приводят к переоценке или недооценке реальной себестоимости того или иного продукта, что в свою очередь, влечет за собой ошибочное представление о стратегическом развитии предприятия.

Изделия с высоким объемом выпуска дотируют изделия с меньшим объемом  производства, и традиционная система учета затрат скрывает эти дотации, в то время как учет затрат, основанный на методологии ФСА, позволяет устранить вышеперечисленные недостатки.

Специалисты но ФСА считают, что стоимость готового изделия складывается из следующих составных частей:

  1. «Функциональной стоимости».
  2. «Излишней» или ненужной стоимости, не имеющей прямого отношения к функциям изделия.

Таким образом, можно считать, что в любой системе (изделии, узле, детали и т. д.) всегда имеется «излишняя» стоимость, однако ее наличие необязательно свидетельствует о неэффективности данной системы. Возникновение «излишней» стоимости вызывается рядом объективных и субъективных причин, из которых основной является недостаток технической информации или ее неэффективное использование.

В настоящее время для создания оптимальной конструкции, отвечающей последнему слову техники, конструктор должен своевременно получать информацию о новых материалах, прогрессивных способах обработки, нормалях, стандартах и т. д. Практически эта информация по разным причинам до конструктора не доходит, а если бы и доходила, то один человек все равно не был бы в состоянии ее усвоить из-за чрезвычайно большого объема.

В результате недостатка технической информации многие решения принимаются интуитивно, на основании имеющегося, зачастую устаревшего, опыта.

Кроме того, на процессе конструирования часто отрицательно сказывается отсутствие эффективной обратной связи между подсистемами «конструирование изделий» и «изготовление изделий», т. е. между конструкторами, с одной стороны, технологами и производственниками — с другой.

Причиной появления в изделии «излишней» стоимости является также недостаток, а точнее, почти полное отсутствие у конструктора стоимостной информации. Как правило, конструктор не обращает внимания на стоимость тех или иных применяемых им материалов и способов обработки. По сложившейся традиции он не мыслит стоимостными категориями, его интересует обычно только достижение требуемых эксплуатационных характеристик изделия.

Типичным примером может служить практика установление допусков на размеры деталей. Довольно часто конструктор назначает сначала оптимальные величины допусков, а затем для страховки, на всякий случаи, значительно их ужесточает, не задумываясь над тем, что это приведет к увеличению издержек производства и возникновению «излишней» стоимости в изделии. То же самое относится и к выбору степени чистоты поверхности. Многие детали, выполняющие вспомогательные функции, обрабатываются с такой тщательностью, в которой нет необходимости, если исходить из их назначения.

Недостаток времени также часто приводит к возникновению «излишней» стоимости. В период создания конструкции нередко интересуются главным образом сроками освоения новой продукции, в связи с чем изделие иногда запускается в производство, как только становится ясно, что оно «будет работать». При этом не остается времени для тщательного анализа конструкции, и многие вынужденные решения, принятые для опытных образцов, остаются в силе и при серийном выпуске изделии.

При сложившейся к настоящему времени системе конструирования изделий ощущается недостаток новых идей, необходимых для создания оптимальных и экономичных конструкций в условиях непрерывного нарастания темпов научно-технического прогресса. Практика уже давно показала, что наиболее цепные идеи в области совершенствования конструкции и снижения издержек производства появляются в результате коллективного творческого обсуждения проблемы группой инженеров различных специальностей.

Процесс разработки и изготовления изделий в той или иной степени связан с деятельностью многих отделов предприятия: конструкторского, технологического, производственного, финансового, материально-технического снабжения, контроля, сбыта и т. д. В современных крупных фирмах каждое из этих подразделений является, по существу, самостоятельной организацией со своими целями и интересами, которые переплетаются и часто вступают в конфликт с интересами других отделов. В этих условиях осуществление любой идеи или принятие любого решения на различных стадиях изготовления изделия (в том числе и при конструировании) в большей или меньшей мере отражается на деятельности всех отделов фирмы.

Кроме того, если раньше сам конструктор относительно легко мог выбрать наилучший из альтернативных вариантов конструкции, то теперь, в условиях непрерывного научно-технического прогресса, усложнения изделий, увеличения взаимозависимости между всеми отделами фирмы, становится все труднее выбрать оптимальный вариант. Появилась необходимость рассмотрения проблемы с различных точек зрения, а это в состоянии сделать только коллектив инженеров разных специальностей, представляющих основные отделы фирмы.

Именно поэтому одним из главных условий успешного проведения ФСА является создание рабочих групп, состоящих из инженеров различных специальностей, которые представляют ведущие отделы фирмы, участвующие в изготовлении и сбыте продукции. Такой подход позволяет рассматривать вопросы, связанные с конструкцией изделия, параллельно с вопросами стоимости, заставляет конструкторов, технологов и производственников интересоваться издержками производства.

Исходя из вышесказанного, основные цели ФСА можно сформулировать как выявление в изделиях «излишней» стоимости и нахождение путей ее уменьшения.

Согласно международным стандартам ИСО 9000, на предприятии целесообразно выделять следующие виды процессов:

  • основные, на базе которых осуществляется выполнение функций текущей деятельности предприятия по производству продукции или предоставления услуг;
  • обеспечивающие процессы – вспомогательные процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных процессов, они обеспечивают ресурсами все процессы предприятия;
  • процессы развития предприятия, включающие процессы совершенствования производимого продукта или услуги, технологии, оборудования, инновационные процессы;
  • процессы управления деятельностью предприятия, которые охватывают весь комплекс функций управления на уровне каждого процесса;

Все процессы предприятия осуществляются для поддержки производства и поставки товаров и услуг, и поэтому их необходимо включать в себестоимость продукции. ФСА позволяет точно посчитать, «сколько стоит» выполнение каждой функции делового процесса, а также сопоставить стоимость о функции с ее важностью для создания продуктов или услуг.

При функциональном подходе внимание акцентируется прежде всего на «функциональной стоимости» деталей и изделий, на основных выполняемых ими функциях. Специалист по ФСА в первую очередь анализирует функции, которые должна выполнять рассматриваемая деталь (узел, изделие или целая система), а затем задает себе вопросы: «Существуют ли другие, более дешевые способы осуществления данных функции?», «Какая другая деталь может выполнить эти функции?», «Сколько это будет стоить?», «Как та или другая функция может быть осуществлена с наименьшими затратами?»

Рациональность функционального подхода можно проиллюстрировать на простом примере из опыта английской электротехнической фирмы «Плесси комнани». Неоднократные попытки инженеров фирмы снизить издержки производства на изготовление поршня электрогидравлического насоса для авиационного двигателя не дали никаких положительных результатов—казалось, что все возможности в этой области исчерпаны. Однако когда при рассмотрении конструкции этого же поршня в группе ФСА был применен функциональный подход, оказалось, что все функции поршня успешно могут быть выполнены обыкновенным стальным шариком. Конструкция насоса была изменена, поршень заменен шариком, в результате чего издержки производства сократились на 96%.

Одно из основных достоинств функционального подхода заключается в том, что при его использовании почти никогда не ухудшаются эксплуатационные и качественные характеристики анализируемых изделий. В той же фирме «Плесси компани» в результате применения ФСА на 56% были снижены издержки на изготовление регулятора напряжения (за счет уменьшения количества деталей и улучшения системы охлаждения), при этом надежность прибора повысилась на 25% .

Каждая составляющая накладных расходов порождается определенной функцией, принадлежащей определенному процессу. На каждый продукт должна быть отнесена некоторая доля накладных расходов пропорционально той функции, которая ее порождает. Примером может служить обработка газонов. Какой из видов продукции ”обеспечивает” рост травы? Такие расходы процессов не могут быть начислены напрямую по видам продукции и услуг. Перечень выполняемых предприятием функций, их связи и частота выполнения, в совокупности определяющие объем функций, более точно отражают долгосрочные переменные затраты, чем объем выпуска продукции, а следовательно, служат важнейшим инструментом оценки эффективности процесса.

Функциональный подход непосредственно связан с понятием стоимости. С точки зрения специалистов по ФСА, существует 3 основных вида стоимости, которыми может характеризоваться каждое изделие:

1. Стоимость фактических издержек производства (cost va­lue), т. е. фактическая стоимость рабочей силы, материалов и накладных расходов, затрачиваемых на изготовление изделия.

2. «Полезная», или «функциональная» стоимость (use value), т. е. стоимость минимальных издержек производства, необходимых для того, чтобы изделие выполняло свои функции.

3. «Оценочная стоимость» (esteem value), т.е. стоимость, связанная с внешним оформлением, удобством эксплуатации и другими качествами, побуждающими покупателя отдавать предпочтение именно этому изделию.

При использовании обычных методов снижения издержек производства анализируется главным образом первый вид стоимости: определяется стоимость единицы веса, объема, площади; месячная, годовая стоимость и т. п.

Если эти показатели оказываются слишком высокими, пытаются сократить отдельные компоненты издержек производства. Такой подход имеет ряд отрицательных сторон. Необходимо отметить, что все эти методы применяются обычно, когда изделие уже выпускается. К этому времени закопчено конструирование, закуплены материалы, изготовлены оснастка и инструмент, т. е. стоимость уже вложена в изделие.

Концентрируя внимание инженера на «полезной стоимости» и на функциях изделия, функциональный подход позволяет не только снижать издержки производства уже выпускаемого изделия, но и предотвращать возникновение «излишней» стоимости на стадии конструирования.

Одним из первых функциональный подход применил мудрец, который начислял заработную плату своему врачу только за те дни, когда сам был здоров. При функциональном подходе ремонтная бригада получает зарплату не пропорционально количеству отремонтированных станков, а пропорционально продолжительности пребывания их в работоспособном состоянии. С функциональных позиций нас интересует не объект как таковой, а, прежде всего функции, которые он выполняет. Например, холодильник не только сохраняет продукты, но гудит, греет воздух на кухне. Пылесос не только всасывает пыль, но создает много шума. В стиральной машине нас интересует не столько конструкция, сколько возможность получения чистого белья.

Функция объекта определяется как отношение между общественной потребностью и свойствами этого объекта и может проявляться в одной из следующих форм:

а) процесса перехода входных данных объекта в выходные;

б) второстепенных проявлений свойств объекта;

в) изменения или сохранения структуры объекта;

г) положения объекта как системы по отношению к вышестоящей.

Различие функций объекта обуславливает многообразие вариантов использования этого объекта. Например, обыкновенное оконное стекло, используемое для остекления рам, выполняет одновременно еще, как минимум, три функции: пропускает световой поток, теплоизолирует внутреннюю среду, звукоизолирует ее, а некоторые виды специальных стекол могут дополнительно выполнять функции по фильтрации излучения и т.п.

Функциональный подход способствует появлению различных точек зрения на способы осуществления тех или иных функции. Важность этого положения становится очевидной, если учесть, что количество таких способов может быть очень велико. Даже предположив, что для выполнения какой-нибудь функции можно использовать 3 различные конструкции, 3 разновидности материалов, 3 разных технологических процесса обработки и 3 варианта заготовок, мы получим 81 комбинацию. При увеличении количества вариантов с трех до шести число комбинаций возрастет до 1296 и т. д.

Отсюда видно, насколько сложны проблемы нахождения оптимального варианта конструкции, который бы обеспечил наименьший уровень издержек производства. Без объединенных усилий конструкторов, технологов, организаторов производства, специалистов по материально-техническому снабжению и сбыту в изделии всегда будет заложена значительная «излишняя» стоимость.

Для правильного проведения ФСА большое значение имеет четкое обозначение функции деталей, узлов, изделии или систем. Функции должны выражаться в максимально простой и понятной форме, как правило, глаголом и существительным, например: «изменять напряжение», «прерывать ток», «передавать крутящий момент», «проводить тепло», «выпрямлять ток», и т. д. Желательно, чтобы существительное было понятием размерным, например: вес, тепло, крутящий момент, радиация, ток, напряжение и т. д.

Теория ФСА различает два вида функции:

1. Рабочие функции, т. е. функции, позволяющие изделию выполнять свое назначение, работать.

2. Коммерческие функции, т. е. функции, побуждающие покупателя приобретать именно данное изделие, а не другое. Эти функции охватывают такие понятия, как внешний вид, удобство, стиль, форма и др.

Большое значение могут иметь как рабочие, так и коммерческие функции. Для некоторых изделий, например американских легковых автомобилей, стоимость осуществления коммерческих функций составляет значительную часть издержек производства.

Функции делятся также на основные и второстепенные. Основные функции— это те функции, для выполнения которых, собственно, и было создано то или иное изделие. Второстепенные функции — это функции, непосредственно не связанные с основным назначением изделия. В свою очередь второстепенные функции делятся на существенные и несущественные. В ряде случаев второстепенные функции могут играть первостепенную роль и оказывать значительное влияние на конструкцию. Например, стеклянная колба лампы накаливания, хотя и не участвует в осуществлении основной функции изделия «излучать свет», но выполняет существенную второстепенную функцию, предотвращая окисление нити накала окружающим воздухом.

На основе приведенной классификации специалисты по ФСА делают вывод, что фактические издержки производства любого изделия состоят из стоимости основных функций и стоимости второстепенных функций. Если основные функции не связывать с фактором качества, то их стоимость (Росн) можно считать величиной постоянной и изобразить на графике в виде горизонтальной линии (рис. 1). Общие издержки производства  на  изготовление различных вариантов данного изделия (Робщ), изображенные на графике гиперболой, экспоненциально приближающейся к прямой, будут зависеть от величины стоимости  второстепенных функций.

Рис.1

Расстояния между этими двумя линиями соответствуют стоимости второстепенных функции (Рвтор). Чем меньше величина отношения Робщ/Росн, тем лучше стоимостная характеристика изделия. С помощью специальных исследований можно получить оптимальные величины этого показателя для различных изделий и использовать их в качестве целевых ориентиров при проведении ФСА.

Практика показала, что проведение ФСА дает эффективные результаты только в том случае, когда в систему управления предприятием вносятся соответствующие изменения. В частности, непосредственное проведение ФСА должно осуществляться смешанной рабочей группой, состоящей из специалистов различного профиля, представляющих основные подразделения предприятия (конструкторский и технологический отделы, а также отделы материально-технического снабжения и сбыта и др.). Члены этой группы по возможности должны быть полностью или частично освобождены от выполнения других обязанностей. Наряду с рабочей группой в системе управления должен быть учрежден специальный орган, состоящий обычно из начальников основных подразделений предприятия, в функции которого входит регулярное рассмотрение рекомендации группы ФСА, руководство и координация всех работ, связанных с осуществлением этих рекомендаций.

Во всех работах по теории и практическому использованию ФСА подчеркивается, что высшее руководство фирмы должно принимать активное и самое непосредственное участие в осуществлении программы ФСА, направлять, координировать и контролировать эту программу на всех ее этапах. ФСА следует производить в определенной последовательности при строгом соблюдении соответствующей методики. Проведение ФСА должно быть не временной кампанией, а постоянно действующей программой.